資料作りで押さえておきたいWordの3つの機能

パソコン, 生産性アップ

Wordを使って資料やドキュメントを作る方。普段あまり使わないからどんな機能があるのかわからない方。Wordならではの機能を使って、キレイで見やすく、修正のしやすい資料の作り方を解説します。

こんにちは、たけし(@takeshinonegoto)です。

私は元々システムエンジニアをしていて、今は社会保険労務士事務所で働いています。どちらの職種でも資料を作る機会が多いです。

システムエンジニアのころは、ソフトの使い方マニュアル。社会保険労務士事務所では就業規則や契約書。

いずれもWordで作ります。

今回は私がWordで資料を作るときによく使っている機能をご紹介します。

 

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ヘッダーとフッターの編集

ヘッダーとは文章の上の部分。フッターとは文章の下の部分を指します。

これがヘッダー。

こっちがフッターです。

ヘッダーとフッターの性質として、1か所に入れると残りのページにも反映されるという点があります。

そこで、ヘッダーには資料の名前や資料の保存場所なんかを入れることをおススメします。

 

肝心の編集方法は[挿入]→[ヘッダーとフッター]でOKです!

 

ページ区切り

ページをキリの良いところで改ページするために、改行をいっぱい入れる人っていますよね。行政のサイトからダウンロードした資料なんかでも、改行だらけになっている場合が多いです。

たしかにこのやり方でもキリの良いところで改ページができます。ただ、この資料を後から編集しようとするとちょっと面倒なことが起きます。

これが改行で無理やり改ページをしている資料です。

こちらの資料の余白を狭くするとこうなります。
ずれてしまいましたね。

これは余白の調整によって、1ページに入る文字の量が変わったため、今まで2ページ目に来ていた文字の一部が1ページ目に入ってきてしまったためです。

ではページ区切りという機能を使ってみましょう。

これはページ区切りを使って改ページした資料です。

こちらの資料の余白を狭くするとこうなります。

ずれていないです!

ページ区切りを使うことで、1ページの文字量に関係なく改ページをしています。

今回は余白の調整によって違いを表現しましたが、文字の大きさ変更文章自体を編集して文字数が変わることでも同じ現象が起きます。

やり方は下記の通りです。

区切りたい場所にカーソルを置いて、[挿入]→[ページ区切り]でOKです!

 

 

書式のクリア

Wordって変に賢いんです。ありがた迷惑なことがあるんです。

改行するたびに頭に「①」とか「1.」とか出てくることありませんか?文章を作っていると、「便利だなー」って思うときもあれば、「今じゃない!」って思うこともあります。

直すにはちゃんとした操作をすれば良いんですが、その方法もわからない。とりあえず何もいじってない状態に戻ってくれれば良いんだ!ってときにおススメの機能が「書式のクリア」です。

こんな感じになります。

 

まとめ

Wordで資料を作るときに押さえておくと便利な機能ということで、3つをご紹介しました。

いずれの機能も、ボタンをクリックするだけの簡単なものです。こんな機能があるということを覚えておけば、知らない人より素早く資料を作ることができます!

ちなみに今回ご紹介したのは押さえておきたい機能ですが、意外に知らない機能ということでコチラの記事もよろしくお願いします。

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