タスクスケジューラーの使い方。簡単設定でうっかり忘れを防止できます

2017年10月8日

こんにちは、たけし(@takeshinonegoto)です。

デスクワークで働いている皆さんの中には、毎日・毎週・毎月やらなければならない定例作業のような仕事を抱えている方はおりませんか?

例えば、毎日の残業申請、次週の予定報告、領収書の清算。こういった庶務的って本業に一生懸命になるほど忘れがちですよね。せっかく本業でイイ成績を出しているのに、こんな庶務作業をうっかり忘れたりして上司からの評価が下がったりすると、モチベーションも下がっちゃいますね。

今回はこんな定例作業のうっかり忘れ防止のためのテクニックとして「タスクスケジューラー」という機能をお伝えします。こちらの機能はあらかじめ設定をしておくことで、パソコンが自動的にファイルを実行してくれる機能」です。

つまり設定した時間になれば残業申請書や、次週の予定報告書、領収書清算ツールが勝手に画面に表示されるようになります。これで本業に専念していても忘れることなく庶務作業ができますね!

こんな便利な機能なんですが、あんまり知っている人がいないんです。残念!

元システムエンジニアの私が、タスクスケジューラーの使い方と活用方法をご紹介します。この記事を読んで明日からの仕事を快適にしていきましょう!

 

 

タスクスケジューラーって何?

タスクスケジューラーというのは、Windowsに標準で付いている機能の名前です。

あらかじめ仕事内容(タスク)と開始予定を決めておくと(スケジューラー)パソコンが勝手に作業をしてくれるという機能です。

できる仕事の内容は基本的にファイルの実行です。開始できるタイミングは色々ありますが、おススメは特定の日時に開始する方法です。

という感じの説明だけしてみても、「なんかよくわからんぞ?」と言われそうです笑
もっと具体的に何ができるのか説明をしたいと思います!

 

どんなときに使うの?

ここでは具体的にどんなときに使うのか?ということを説明します。

例えば・・・

  • 毎日14時になったら、残業の申請書を表示させる
  • 月曜日の朝8時半になったら、1週間の予定を表示させる
  • 毎月20日の12時になったら、売上集計表を表示させる

こんな感じのことを自動で行うことができます。

もちろん14時に表示させるのではなく17時に表示させることもできますし、20日の12時に表示させるものを領収書の集計表にすることもできます。

繰り返しますが、仕事内容(タスク)と開始予定(スケジュール)を決めておくことで、パソコンが自動で行ってくれるという機能になっています。

 

上記ものは簡単に実現できますが、これを応用することで、下記のようなことをすることもできます。

  • 毎月月末の夜23時になったら、パソコンのバックアップを取って、終わったら電源を落とす
  • 毎日夜21時になったら、売上表をサーバーに保存して、終わったら電源を落とす

もしあなたが手作業でこれを行うとすれば、その時間まで会社に残ってないとできないですよね。タスクスケジューラーを使えば自宅でテレビを見ている間にこんな作業をやってくれるようになります。

これをやるときはbatファイルという簡単なプログラムを組む必要があります。こちらの記事でbatファイルについて少し触れております。

 

どうやって使うの?設定方法の解説

タスクスケジューラーに興味を持っていただけましたか?それではタスクスケジューラーの設定方法を解説します。

まず設定画面に行くための手順です。

  1. Windowsボタンを右クリック
  2. コンピューターの管理をクリック
  3. コンピューターの管理画面を表示
  4. 「タスクスケジューラー」の項目をダブルクリック
  5. 「タスクスケジューラーライブラリ」を右クリックして「タスクの作成」をクリック

画面で説明すると下記のようになります。

これで表示される「タスクの作成」という画面でタスクスケジューラーの設定を行います。

設定画面にいくと下記の画面が表示されます。タブが5つ並んでいますが、この中で使用するのは

  • 全般
  • トリガー
  • 操作

の3つだけです。

 

トリガーではスケジュールを決めることができます。

 

操作では実行するファイルを選ぶことができます。参照を押すと、実行するファイルを選ぶことができます。

 

以上がタスクスケジューラー設定画面の説明です。次に「毎日14時になったら、残業の申請書を表示させる」という設定を実際にやってみます。

実際にタスクスケジューラーを設定してみます

それでは上でも例にした「毎日14時になったら、残業の申請書を表示させる」というタスクスケジューラーを実際に設定してみます。

具体的に設定する内容は以下の通りです。

  • タスク起動の間隔:毎日
  • タスク起動の時間:14時
  • 実行するファイル:「残業申請書.docx」というワードファイル

 

タスクの作成画面までは前述した通りに行きます。

まずトリガー画面毎日を設定し、開始を14時に設定しましょう。開始日が2017/10/07となっていますが、これは翌日の日を入れておくと翌日から実行されます。(この画面を撮ったのが2017年10月6日です)

 

次に操作残業申請書を選択します。

 

参照を押して、あらかじめ用意しておいた「残業申請書.docx」を選択するだけです。

 

最後に全般で名前を決めてOKを押します。ここでの名前はわかりやすければなんでもOKです。ここまで終われば、右下のOKを押します。

 

最初の画面に先ほど決めた名前が表示されます。これで設定完了です。

※画面の処理が追い付いていないと表示されないことがあります。そのときはキーボードのF5を押して画面の更新をすれば出てくるはずです。

これで2017年10月8日の14時になれば、「残業申請書.docx」が自動的に画面に表示されるようになります。

 

内容の変更、削除、無効にする方法

ちなみに一度作ったタスクスケジューラーを何らかの理由で内容の変更をしたり、削除したりしたい場合。あるいは削除はもったいないけど、一旦実行しないようにしたいという場合は右クリックをします。

  • 変更したい場合はプロパティ
  • 削除したい場合は削除
  • 一旦実行しないようにしたい場合は無効

をクリックすればOKです。

 

まとめ

  • タスクスケジューラーで定例作業のうっかり忘れを防止
  • Windowsに標準で付いてる
  • コンピューターの管理からタスクスケジューラーで設定画面へ
  • 基本的には全般・トリガー・操作のタブだけでOK
  • 応用すれば夜中に行うバックアップ作業なんかも可能

タスクスケジューラーの便利さ、活用例、操作方法をご紹介しました。

簡単な操作であれば、どんどんタスクスケジューラーを使って自動化することができます。

自動化することで、操作の時間を節約できるというメリットは当然ですが、操作の漏れを無くすこともできます。

人間がやる操作ではどうしてもミスや漏れが付いてきます。そんな作業はパソコンで自動化することができれば、時間の節約もしつつ作業ミスを防ぐことができます。

 

実はタスクスケジューラーという機能は、一般的にはサーバーで使う機能です。ですが、操作も簡単でシンプルなので、普通のパソコンでも十分に機能を発揮できます。

1度設定してしまえば次からは設定不要なので、早速明日からの仕事で役立ててください!