パソコンの便利な機能!タスクスケジューラーって知ってますか?

IT, パソコン, 生産性アップ

仕事を効率的にしたい方。
仕事の生産性を高めたい方。
パソコンの便利な機能を知りたい方。
毎日行う手続きをついつい忘れてしまう方。
タスクスケジューラーを使って、勝手にパソコンが仕事をするようにしませんか?

こんにちは、たけし(@takeshinonegoto)です。

タスクスケジューラーという機能をご存知ですか?あらかじめパソコンに指示をしておくことで、特定の条件を満たすと勝手にパソコンが指示通りの動きをしてくれる機能です。

なんだか凄そうな機能ですが、なんとWindowsに標準で付いている機能です。標準で付いているということは面倒なインストール作業も不要当然無料で使うことができるということです。

こんな便利な機能なんですが、あんまり知っている人がいないんです。残念!

元システムエンジニアの私が、タスクスケジューラーの使い方と活用方法をご紹介します。この記事を読んで明日からの仕事を快適にしていきましょう!

 

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タスクスケジューラーって何?

タスクスケジューラーというのは、Windowsに標準で付いている機能の名前です。

あらかじめ仕事内容(タスク)と開始予定を決めておくと(スケジューラー)パソコンが勝手に作業をしてくれるという機能です。

できる仕事の内容は基本的にファイルの実行です。開始できるタイミングは色々ありますが、おススメは特定の日時に開始する方法です。

という感じの説明だけしてみても、「なんかよくわからんぞ?」と言われそうです笑
もっと具体的に何ができるのか説明をしたいと思います!

 

どんなときに使うの?

ここでは具体的にどんなときに使うのか?ということを説明します。

例えば・・・

  • 毎日14時になったら、残業の申請書を表示させる
  • 月曜日の朝8時半になったら、1週間の予定を表示させる
  • 毎月20日の12時になったら、売上集計表を表示させる

こんな感じのことを自動で行うことができます。

もちろん14時に表示させるのではなく17時に表示させることもできますし、20日の12時に表示させるものを領収書の集計表にすることもできます。

繰り返しますが、仕事内容(タスク)と開始予定(スケジュール)を決めておくことで、パソコンが自動で行ってくれるという機能になっています。

 

上記ものは簡単に実現できますが、これを応用することで、下記のようなことをすることもできます。

  • 毎月月末の夜23時になったら、パソコンのバックアップを取って、終わったら電源を落とす
  • 毎日夜21時になったら、売上表をサーバーに保存して、終わったら電源を落とす

というようなこともできます。これをやるときはbatファイルという簡単なプログラムを組む必要があります。こちらの記事でbatファイルについて少し触れております。

 

 

どうやって使うの?

タスクスケジューラーに興味を持っていただけましたか?それではタスクスケジューラーの設定方法をご紹介します。

まず設定画面には下記のようにして移動します。

設定画面にいくと下記の画面が表示されます。タブが5つ並んでいますが、この中で使用するのは

  • 全般
  • トリガー
  • 操作

の3つだけです。

トリガーではスケジュールを決めることができます。

操作では実行するファイルを選ぶことができます。参照を押すと、実行するファイルを選ぶことができます。

 

それでは上でも例にした「毎日14時になったら、残業の申請書を表示させる」というタスクスケジューラーを実際に設定してみます。

まずトリガー画面毎日を設定し、開始を14時に設定しましょう。開始日が2017/10/07となっていますが、これは翌日の日を入れておくと翌日から実行されます。(この画面を撮ったのが2017年10月6日です)

次に操作残業申請書を選択します。

参照を押して、このファイルを選択するだけです。

最後に全般で名前を決めてOKを押します。ここでの名前はわかりやすければなんでもOKです。
ここまで終われば、右下のOKを押します。

最初の画面に先ほど決めた名前が表示されます。これで設定完了です。
※画面の処理が追い付いていないと表示されないことがあります。そのときはキーボードのF5を押して画面の更新をすれば出てくるはずです。

 

ちなみに一度作ったタスクスケジューラーを何らかの理由で変更したり削除したりしたい場合。あるいは削除はもったいないけど、一旦実行しないようにしたいという場合は右クリックをします。

  • 変更したい場合はプロパティ
  • 削除したい場合は削除
  • 一旦実行しないようにしたい場合は無効

をクリックすればOKです。

 

まとめ

タスクスケジューラーの便利さ、活用例、操作方法をご紹介しました。

簡単な操作であれば、どんどんタスクスケジューラーを使って自動化することができます。

自動化することで、操作の時間を節約できるというメリットは当然ですが、操作の漏れを無くすこともできます。例えば残業申請書を自動的に表示させれば、うっかりと申請を忘れるということがなくなります。

人間がやる操作ではどうしてもミスや漏れが付いてきます。そんな作業はパソコンで自動化することができれば、時間の節約もしつつ改善することができます。

 

実はタスクスケジューラーという機能は、一般的にはサーバーで使う機能です。ですが、操作も簡単でシンプルなので、普通のパソコンでも十分に機能を発揮できます。

1度設定してしまえば次からは設定不要なので、早速明日からの仕事で役立ててください!

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