書類を電子化して整理整頓!必要なときに必要なものを出せる仕組み

2017年9月21日生産性アップ

会社や家で書類が山積みで困っている方へ。元システムエンジニアが実際に行った、書類の電子化を簡単に実現させた方法をご紹介します。

こんにちは、たけし(@takeshinonegoto)です。

業種柄どうしても書類が多く発生する仕事って有ると思います。
私もそんな仕事をしています。

あんまり発生しない内はクリアファイルなんかに綴じておけば良いんですが、多くなってくると色々大変です。
大きなバインダーに綴じてキャビネットに保管をしても、いずれパンパンになります。
それによっぽどマメに管理しておかなければ、必要なときにすぐ出てきてくれません。

紙は劣化もします。ただ綴じてるだけでも数年もすれば変色します。
何度も開いていると破れてしまいます。

なんか効率も悪いし、バインダーは重いし、良いことないんじゃね?と思ったので、電子で管理してみました。
そのときに作ったもののご紹介も兼ねて、覚書を載せておきます。

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完成イメージ

満たして欲しい要件は。。。

  • 見たいときにすぐ見れる!
  • 他の人でも簡単に操作できる!

の2点です。電子化する時点で劣化の心配とかはありませんしね。
もちろん持ち運びの労力もないです。

必要なもの

準備するものは。。。

  • PDFなど書類を電子化できるスキャナー
  • 管理をするためのエクセルシート
  • batファイル

の3点です。スキャナーは最近のプリンタなら家庭用の物でもありますし、何ならスマホのカメラでも十分です。
管理するためのエクセルシートはどんなものでもOKです。管理したいものを管理しやすいようにしたもので結構です。
batファイルについては後述します。

こんなの作りました

ここからは作ったものの紹介をします。

管理シート

これはただのエクセルシートです。特別なことは何もしていません。
サンプルとして「子供の学校関係書類」を管理するシートということで作りました。
こんなエクセルシートを簡単に作るためのおススメのショートカットについての記事も書きました。
こちらもよろしくお願いします。

フォルダ作成.bat

こっちがメインです。
batファイルってご存知ですか?
簡単に言うと、あらかじめ指示しておいた行動を、好きな時にクリック1つで実行できるプログラムが記載されたファイルです。

「プログラムを記載」なんて言うと難しそうに聞こえるかもしれませんが、別にそんなことないです。
ちょっと調べれば簡単に作ることができます。
ググればいくらでも作り方が出てきますが、このブログでも機会があればbatをメインの記事を作るかもしれないです。

セキュリティの関係上、ここに直接ファイルを保管するためのリンクを貼れないので、代わりにソースコードを貼ります。
赤文字で書いてあるところにフォルダが作られます。
ここを好きな場所に変えてあげてください。もちろん複数人で共有するようなサーバー上のフォルダでもOKです。
こちらのコードをメモ帳などに張り付けて、拡張子(メモ帳なら「.txt」ワードなら「.doc」とか付いてるアレです)を「.bat」にすればOKです。
間違えて「フォルダ作成.bat.txt」みたいにならないように気を付けてください。

rem たけしの寝言
rem https://takeshinonegoto.xyz/
rem 良ければSNSで拡散してください。
set D=%date:~0,4%%date:~5,2%%date:~8,2%
set SD=%D%
set /a SD=SD+50000
set SD=_削除日%SD%
set T=%time:~0,2%%time:~3,2%%time:~6,2%%time:~9,%
set DT=%D%%T%999
set DT=%DT%%SD%
set DT=%DT: =0%
rem ———-以下のパスを好きなところに変更————
md C:\Users\takeshi\Documents\_work\%DT%
rem —————————————————-
rem ———-あらかじめ任意のフォルダを作ることも可能–
md C:\Users\takeshi\Documents\_work\%DT%\返却物
rem —————————————————-
rem ———-「rem 」を消せば、起動時にフォルダが自動で開く-
rem explorer C:\Users\takeshi\Documents\_work\%DT%
rem —————————————————-
echo %~dp0%DT%
echo %~dp0%DT% | clip

今回作ったbatファイルを実行すると、あらかじめ決めておいた場所にフォルダが作られます。
フォルダの名前はbatファイルを実行した日付と時間をもとに付けています。
さらにそのフォルダのパスをクリップボードに保存してくれます。
クリップボードに保存されたものは、貼り付け(ペースト)をすればコピペができます。
こいつを管理シートにリンク付けすれば、クリック1つで必要な書類データが入っているフォルダを開くことができるわけです。

実際に画面を使って説明します。
まずは先ほどの管理シートの任意の場所にフォルダ作成.batをリンク付けします。
今回は「もらった日」と書かれているセルにリンクを付けます。
「右クリック→ハイパーリンク」でも良いですし、[Ctrl]+[K]のショートカットキーでも大丈夫です。

すると「ハイパーリンクの挿入」という画面が出ます。(下の画面では下部の方です)
赤丸のフォルダアイコンをクリックするとファイルの参照画面が出ます。(下の画面では上部の方です)
ここで、「フォルダ作成.bat」を選択します。
初期表示だと画面に表示されないので、赤丸で囲ってあるように、ファイルの種類を「すべてのファイル(*.*)」に変えてください。
選択できたらOKを押して画面を閉じます。

無事に選択ができたら、下の画面のように「もらった日」の部分がクリックできそうな感じに変わります。
それではクリックしてみましょう。


こんなメッセージが出ます。
ウイルスがなんやとか怖いこと書いてありますが、変なプログラムは入れてないのでOKを押してください。


ここにフォルダを作ろうとしています。

こんな感じでフォルダが作られます。フォルダ名は「もらった日」をクリックした日と時間からとってきています。

開けてみると「返却物」というフォルダも自動で作られています。
まぁこれはあってもなくても良いかなと。
一応、学校に書類を提出した後に、控えとして返却物が来ることを想定して作ってあります。

今度は書類の名前の部分を選択して、ハイパーリンクを貼ります。
「右クリック→ハイパーリンク」でも良いですし、[Ctrl]+[K]のショートカットキーでも大丈夫です。

下記の画面が出てきます。
アドレスの部分で貼り付けをしてみましょう。
先ほどのフォルダのパスを張り付けることができます。
これは「フォルダ作成.bat」の中でフォルダのパスをコピーしているからです。
パスを張り付けられたら、OKを押してください。

赤丸で囲った部分がクリックできそうな感じになっていますね。
クリックしてみましょう。

先ほどのフォルダが開かれます。

あとはこの中に書類データを入れるだけです。
今回は入学式関係の書類の写真を入れました。

最後にエクセルシートの保存は忘れないようにしてください。
これで、管理シートを開いて必要な書類の名前をクリックすれば、その書類データが保存されているフォルダが開かれます。

まとめ

いかがでしょうか?書類データの管理をするエクセルシートの作り方はわかりましたか?
これさえ作っておけば、必要なときに必要な書類を見ることができます。

エクセルで管理シートを作っているので、検索やフィルターを使うことができます。
紙で管理をしていたときはできなかった方法で書類を探すことができますね。
もちろん子供の学校関係の書類だけでなく、仕事で使う書類なんかでも使えます。
エクセルシートの作り方次第で、好きな管理方法に応用することもできます。

今回の記事全体を通して不明点あれば、コメント欄などでご連絡ください。
できる限り対応してみます。

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