マニュアル作りで生産性アップ!4つのポイントで簡単マニュアル作り

パソコン, 生産性アップ

社内でパソコンに詳しいのが自分だけという方。パソコン関係のことでなんでも質問が来てしまうという状況になっていませんか?最初は頼られていて悪い気がしませんが、だんだん面倒くさくなってきませんか?
元システムエンジニアが実際にやっている対策をご紹介します。

こんにちは、たけし(@takeshinonegoto)です。

IT系の会社から全然違う業種に転職をしたら、周りの方からパソコンの使い方からトラブルの対応まで色々任されるようになりました。そんな感じで対応していると専用ソフトの使い方まで聞かれることが多くなってくるんですよね。

パソコンには詳しいかもしれませんが、専用ソフトの使い方なんかはそのソフトの説明書を見ることしかできないので、そんなに他の人と変わらないっていう。。

 

パソコンが良くわからない人からすれば、パソコンを使うことは全部お任せ!って感じになるんでしょうね。嫌じゃないんですが、時間が取られすぎて通常業務が回らなくなることやら、しなくて良い残業をしてしまうことも出てきて困った時期がありました。

そんなときにある方法を試してみたところ、相談される回数をガクッと減らすことができました。しかも周りの方からは今までと同様かそれ以上に感謝されています。その上、本業の方でも活かすことができています。

という感じでいいことずくめの方法がありましたので、その方法をご紹介します。

 

広告

マニュアルで周知すれば1回で終わり!

その方法というのはマニュアルを1つ作って、それで全員に周知をするという方法です。周知する人数が多ければ多いほど効果的なやり方です。

マニュアルを作っておくことで、何か聞かれても

「これ見ておいて」

で終わらせることができます。この方法のメリットは

  • そのときいない人にも対応できる
  • 自分が忘れたときにも使える
  • 数年後に入社した人にも使える

という感じです。

 

そんなにうまくいくか?って思う方は某ハンバーガーショップを思い浮かべてください。

あそこで働いている方は、別に料理が上手いわけでもなく接客が得意なわけでもない高校生や大学生のアルバイトが大半です。なのにあれだけのクオリティの食品をあの速さで提供できるってすごくないですか?ハンバーガーって自分で作ったらめちゃくちゃ面倒な食べ物ですよ。

あの某ハンバーガーショップは仕事の大半をマニュアル化して、それを徹底的に従業員にやらせているわけなんですね。一部そのマニュアル対応が気に入らないという意見もありますが、それでもただのアルバイトをあそこまで効率的に働かせることができるのはすごいことです。

 

じゃあ某ハンバーガーショップで使っているような高いクオリティのマニュアルを自分で作ることはできるのか?

 

マニュアルを作るための4つのポイント

マニュアルを作るのは実は結構簡単です。簡単なものであれば数分で作ることができます。

私がマニュアルを作るときに気を付けているポイントをご説明します。

①基本はスクリーンショット+赤丸+ひと言

パソコンの操作方法を伝えるとき、基本的にこの方法を使います。

  • まずはスクリーンショットで操作画面をワードに貼り付けます
  • 次に押して欲しいボタンや、注目して欲しい画面を赤丸や赤枠で囲みます
  • そして、ひと言「××のボタンを押してください」と付け加えます

この3点をひたすら繰り返すだけです。

 

余計な補足や、余計な知識はすべて省略します。そういうものは必要なときに別途教えれば良いです。マニュアルの目的は、目の前の操作を無事に終わらせることだけです。

補足や知識の植え付けをすることで、応用したことが可能になりますが、それはマニュアルではやらない方が良いです。繰り返しますが、マニュアルの目的は目の前の作業を無事に終わらせることです。

 

スクリーンショットを取る方法はたくさんあります。特別なソフトを入れることでもできますが、マニュアルを作る程度であればWindowsに最初からある機能で十分です。

どんな方法があるかはコチラの記事でご紹介しています。

 

 

②小学生に説明するつもりで

マニュアルを使う人がある程度の知識や技術がある人に限られているなら別に良いですが、そうでない場合には極力難しい表現は避けましょう。

そして、ある程度の知識や技術のある人しか見ないというマニュアルは、ほぼ無いと思ってください。なぜなら、そのマニュアルは新人が見ることもあるからです。

 

じゃあどの程度の表現を避けるようにするべきか。

目安としては小学生に説明するつもりで作るようにしてください。小学生でもわかるように説明することができれば、どんな新人が入ってきても理解してもらえるはずです。

小学生に説明するというのはそんなに難しいことではありません。実は先述したスクリーンショット+赤丸+ひと言という方法を守れば、このポイントはクリアできます。

 

③ページを記載

これはテクニック的なことです。

マニュアルはワードで作っていただく前提ですが、ページの下部にはページ番号を付けると良いです。

 

マニュアルというのは、一度作って終わりではありません。使っているうちにより良い方法や、修正というのが必ずと言っていいほど発生します。

このとき、たいていはマニュアルを使っている人からの指摘で気づくことになります。

では使っている人が指摘をし易くするにはどうすれば良いでしょうか?
ページ番号が付いていると

「何ページ目のこの部分を修正した方が良い」

という指摘をすることができます。

これなら指摘をする側もされる側もわかりやすいです。

 

ちなみにワードでページ番号を付ける方法はコチラの記事でご紹介しています。

 

 

④保存場所を記載

これもテクニック的なことです。

マニュアルをたくさん作っている人が、こんな悩みを言っていたことがあります。

「マニュアルを修正しようとしたけど、元データをどこに保存してあるのかわからなくなった。」

非常に残念なことです。

マニュアルが正しくないということは、マニュアル通りに行っても失敗するということです。

そうならないためにもマニュアルの元データがどこにあるかは、必ずわかるように注意する必要があります。

 

これはマニュアル自体に元データの保存場所を書いておくことで簡単に対応できます。保存場所を書く方法として、私がおススメする方法をコチラの記事でご紹介しています。

 

マニュアルの更新をする工夫

マニュアルを作り始めたころは丁寧に作っていても、仕事が忙しくなってくるとないがしろになってきます。その内使っているソフトであったり、状況の変化によってマニュアルの更新が必要になってきます。最初はマメに更新をしていても、その内更新が止まってしまいます。

マニュアルを作っても適切に更新されていなければ意味がありません。誤った情報や古い情報のままになっているマニュアルはゴミです。

とは言ってもマニュアルを常に最新の状態にしておくのは少々面倒なことです。では最新状態をキープするのに、なるべく面倒ではなくするにはどうすれば良いでしょうか?

 

ポイントは

  • マニュアルを使う人が指摘しやすい工夫
  • マニュアルを作る人が修正しやすい工夫

の2点です。

 

マニュアルを使う人が指摘しやすい工夫

使う人が指摘をしやすくするためには、どこがどう間違っているのかを簡単に指摘できるようにする工夫が必要です。

マニュアルが数十ページにもなる場合、特定の場所を指摘するにはどうすれば良いでしょうか?

ページを記載すれば良いです。これは先述した4つのポイントにも記載してある通りです。

 

さらに、指摘をするための専用の様式なんかがあればなお良いですね。なんでもひな形があると便利ですよね。指摘をするときにもひな形として専用の様式を使えば簡単です。

 

マニュアルを作る人が修正しやすい工夫

作る人が修正をしやすくするには、マニュアルをなるべくシンプルなものにする必要があります。

これも先述した4つのポイントにあるように、スクリーンショット+赤丸+ひと言を守ればで大丈夫です。

さらに先述した4つのポイントの内、保存場所を記載をすることでより作業は効率的になります。

 

まとめ

マニュアルを作る際の押さえておきたい4つのポイントをご紹介しました。

ここまで読んでいただいた方はお気づきかもしれませんが、その4つのポイントを押さえることは、マニュアルの更新を止めない工夫にも繋がります。

つまりこの4つのポイントがすべてなんですね。

 

マニュアルを使って説明をすると、以下のようなメリットがあります。

  • 相手の理解が深まる
  • 何度も同じことを言わなくて良い
  • 自分が忘れたときも使える

 

良い感じのマニュアルを作ることができると社内の人間だけでなく、思い切って客先にも提供してみましょう!お客さんからの問い合わせ対応を減らすことができれば、生産性アップにも繋がります!

ちなみに私はこのマニュアル作りを応用したやり方で、繁忙期の労働時間を100時間ほど減らしたこともあります。

広告